Подготовьтесь к отпуску

Подготовьтесь к отпуску

Хотя вам и кажется, что до декретного отпуска еще полно времени, пора начать наводить порядок на своем рабочем месте и обдумывать, каким образом организовать работу в ближайшие месяцы и во время вашего отсутствия.

Если, уйдя в декретный отпуск, вы оставите все свои проекты в порядке, это будет еще одним знаком того, что вы являетесь членом команды. В хорошо организованном пространстве вашим коллегам не составит труда отыскать необходимую информацию по каждому конкретному проекту - а значит, они не будут постоянно беспокоить вас телефонными звонками. После родов вы будете так высоко ценить возможность выспаться в тишине, что еще не раз скажете себе спасибо за эту предусмотрительность. Ну и кроме того, по возвращении после декретного отпуска на работу вам самой будет куда приятнее оказаться в кабинете, где все разложено по местам и все документы систематизированы - кому понравится вернуться после родов в офис, где царит хаос?
Я знаю, что есть люди, которые подсознательно стараются создавать запутанные «системы», чтобы никто другой кроме них самих не мог разобраться в том, чем именно они занимаются на работе. Их файловые системы выглядят так, будто их формировали работники ЦРУ. И физическое пространство, в котором они работают, представляет собой просто какие-то лабиринты из самых разных предметов. Документы, имеющие отношение к сегодняшним проектам, погребены под грудой кофейных чашек, семейных фотографий, затопленных чрезмерным поливом растений и застывших комков жвачки. Но у вас-то кабинет выглядит совсем по-другому! Или как раз так?
На этой неделе начните готовить свое рабочее место к приближающемуся отпуску. Не обязательно посвящать этому занятию много часов и ни к чему организовывать на новый лад все документы, которые у вас к этому времени скопились. Пускай это будет вашей послеродовой задачей. А пока воспользуйтесь моим упражнением под названием «Свежий взгляд». Выделите немного времени на приведение своего рабочего места в божеский вид. Для этого выйдите из комнаты и снова войдите - и представьте себе, что видите свой стол и пространство вокруг него в первый раз в жизни. Ну, как ощущение? Что вы можете сказать о человеке, который здесь работает? Пространство способно сказать о своем хозяине больше, чем самые красноречивые слова. Уж можете мне поверить. Если вы искренне решитесь испытать на себе это упражнение, а не отмахнетесь от него как от ерундовой затеи, вас ждет большое удивление.
Теперь, если вы обнаружили на своем рабочем месте много мусора, проведите блиц-уборку. Не забудьте захватить с собой пакеты для мусора и коробку для тех вещей, которые вы планируете забрать с собой домой. Установите таймер на 20 минут. Дальше мы будем действовать примерно так же, как действовали в прошлом месяце у вас дома.

 

Выбросьте или скормите шредеру бумагу, которая уже никогда никому не понадобится. Это могут быть письма, записки с напоминаниями, чеки, просроченные материалы отдела кадров, старые страховые буклеты, газеты и журналы. Если вы сомневаетесь насчет какого-нибудь документа, убедитесь, что его копия хранится в сети, в библиотеке или у кого-то из сотрудников.

 

  • Выбросьте старые леденцы, жвачку, остатки еды, фантики и обертки, пластиковые вилки и ножи.
  • Живые цветы заберите домой, если они не слишком громоздкие. Те горшки с растениями, которые слишком велики для транспортировки, передвиньте поближе к коллеге - любителю цветов или просто попросите кого-нибудь из сотрудников в ваше отсутствие их поливать.
  • Личных фотографий на столе должно остаться как можно меньше. Все лишнее сегодня же отвезите домой. Почему бы не установить фотографии в качестве скринсейвера на монитор? Таким образом и родное лицо всегда будет перед глазами, и рабочее место не будет похоже на вашу гостиную.
  • Посмотрите повнимательнее: возможно, у вас тут скопилось несколько свитеров и пар обуви. Излишки нужно перевезти домой еще до ухода в декретный отпуск.
  • Какие-то вещи необходимо вернуть на кухню или отдать офис-менеджеру.
  • Зачем вам столько ручек - хотите, чтобы их хватило до конца ваших дней? Но ведь они засыхают! Выбросьте те, которые уже не пишут, а хорошие, но лишние отнесите офис-менеджеру. Избыточное количество предметов одного вида я называю «фальшивым процветанием». На первый взгляд кажется, что у вас в ящике стола целое богатство, но на самом деле это всего-навсего хлам, которым забито ценное пространство.
  • Отложите в сторону старые проекты, которые можно смело сдать в архив. Если у вашей компании есть специальное помещение для хранения подобных вещей, воспользуйтесь им.


А теперь пора навести порядок в ваших текущих проектах. Составьте список всех проектов, над которыми вы сейчас работаете. В следующем столбце проставьте дату окончания каждого.

 

  • Какие из этих проектов будут завершены еще до того, как вы уйдете в декрет?
  • Какие из проектов не будут завершены до вашего возвращения из декрета?
  • Какие проекты непременно должны быть завершены во время вашего отсутствия?

 

Принято считать, что женщина рожает на 40-й неделе беременности, но нормой являются роды на сроках от 37-й до 42-й недели. Это значит, что есть целый месяц, в течение которого ребенок может появиться на свет - а такое событие способно сорвать даже самые тщательно продуманные планы! Отсюда делаем вывод: нужно заранее подготовить себе пути к отступлению. Ведь вы же не хотите, чтобы вам в родовую палату названивали коллеги, которые никак не могут отыскать какие-то важные бумаги?

 

Составив такую шкалу приоритетов, вы лучше будете представлять себе объем работы, которую необходимо проделать. Возможно, среди проектов, которые должны быть завершены во время вашего отсутствия, есть такие, которые можно немного задержать? Что, если попробовать поговорить о переносе сроков с клиентами? Как только каждая дата будет утверждена окончательно и бесповоротно, непременно впишите ее в свой календарь. Вы отвечаете за эти проекты и должны четко представлять себе, когда и что должно быть готово.
Для удобства инвентаризации каждый проект можно разбить на категории - точно так же, как мы поступили с вашей личной информацией в прошлой главе. Крайне важно сделать так, чтобы люди, замещающие вас на время родов, могли без труда отыскать ключевые документы. Поэтому не пожалейте времени и разложите все важные бумаги по папкам. Будет еще удобнее, если вы составите список всех папок в Excel и разошлете этот документ коллегам с указанием точного местоположения этих папок у вас в кабинете. Теперь, если коллегам понадобится какая-то из важных бумаг, касающихся ваших проектов, им не придется грохотать ящиками вашего стола и бешено рыться в кипе документов.
Если создавать документ Excel вам не хочется, просто пригласите коллег к себе в кабинет и покажите им, где и что у вас хранится. Причем сделать это нужно задолго до ухода в декретный отпуск. Лучше позаботиться обо всем заранее, чем во время родов кричать в трубку, что срок сдачи этого проекта еще не подошел.
Ну и наконец, подумайте о том, чтобы клиенты как можно раньше узнали не только о вашей беременности, но и о том, кто именно будет замещать вас на время отсутствия. Вам необходимо убедить клиентов, что у вас все организовано и продумано, и что перемены в вашей личной жизни никак не отразятся на их проектах. И они действительно не отразятся - если сейчас вы потратите немного времени на то, чтобы все как следует организовать. Конечно, часть документов может подождать до вашего возвращения. Тем более что сейчас вы приобретаете бесценный опыт и впредь сможете в любой момент быстро избавиться от ненужных бумаг и разложить по отдельным файлам то, что требуется сохранить. Если у части бумаг нет своего места, создайте для них отдельную папку -в создаваемой вами системе найдется место для каждого важного документа. Продолжая и в будущем придерживаться привычки раскладывать все по местам, вы избавите себя от необходимости расчищать свое жизненное или рабочее пространство от хлама. По-моему, это отличный стимул начать выбрасывать ненужное прямо сейчас!

  • Оцените материал
    (0 голосов)
  • Прочитано 1584 раз
Другие материалы в этой категории: « Проявите деловую хватку Порядок в шкафу »